Il arrive assez souvent chez les traducteurs assermentés de recevoir en provenance de leurs clients des documents envoyés en pièce-jointe par courriel ou délivrés par télécopie. Il faudra toutefois souligner, dans ces deux cas, que la mise en conformité de ces types de documents par rapport à l’original fait défaut tant que la version physique desdites pièces n’est pas fournie. Pour la traduction assermentée d’une copie notamment, un certain nombre de précautions doivent être prises dans la mesure où l’apposition de signature et de cachet engage la responsabilité d’un traducteur à titre officiel en Suisse.

La traduction assermentée de documents envoyés par courriel ou par télécopie

Contrairement à d’autres documents, les pièces destinées à être traduites et reproduites conformes à l’original doivent être accessibles en leur version physique. Pour traduire des documents juridiques, fiscaux ou administratifs réclamés par les autorités du ressort de son lieu d’attribution, le traducteur assermenté suisse doit toujours exiger de ses clients soit l’original des pièces, soit leur version en copie mais légalisée et certifiée conforme à l’originale par l’autorité compétente.

Quoi qu’il en soit, les pièces doivent être envoyées par voie de lettre recommandée avec accusé de réception et non pas par courrier électronique. La mention écrite par le client attestant de l’originalité des documents ne faisant pas foi, seul un cachet émanant de l’autorité concernée permet réellement de le faire. Cela ne pourra s’effectuer que par la fourniture physique desdits documents.

La traduction assermentée à partir d’une copie de documents

Pour le cas d’une traduction certifiée devant être réalisée à partir d’une copie de document original, le traducteur assermenté doit prendre des précautions. Il doit vérifier la présence d’un cachet attestant de la conformité du document par rapport à l’authentique. A défaut, il lui est permis d’inscrire sur le document une mention signalant que la pièce a été traduite à partir d’une photocopie pour se dégager de sa responsabilité. Au moment d’apposer son cachet dans ce cas précis, il doit joindre la photocopie au document traduit, apposer son sceau à moitié sur la copie et à moitié sur la version traduite.

En cas d’une traduction assermentée d’un ou de plusieurs documents légalisés et attestés conformes par des autorités autres que le notaire et l’administration publique (par exemple : un avocat ou une chambre de commerce), il est essentiel pour le traducteur juré d’employer une formule visant à signaler dans les documents que la certification a été établie par une autorité quelconque tout en prenant soin, bien sûr, de joindre l’original au document traduit.

La traduction à base de travaux sous-traités ou révision de traductions extérieures

Dans de pareilles situations, le traducteur assermenté doit toujours exiger de ses clients la fourniture de l’original des documents, c’est-à-dire ceux rédigés dans la langue initiale pour ne pas tomber dans l’erreur. En effet, il ne faut pas oublier qu’en apposant sa signature et son cachet sur la traduction remise à ses clients, le traducteur certifié engage sa responsabilité. La traduction assermentée basée sur des travaux de révision de traductions extérieures requiert beaucoup de vigilance, il en est de même concernant les originaux illisibles ou raturés et surtout pour le cas des documents originaux laissant planer des doutes quant à leur intégrité.